 |
| Foto/pixabay |
Setiap bentuk persekutuan
(perkumpulan) dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan
bersama dan terikat dalam suatu ikatan hirarki dimana senantiasa terdapat
hubungan antara sesama (atasan dan bawahan) disebut organisasi. Karena itu,
secara hirarki organisasi merupakan wadah kegiatan administrasi manajemen dan
proses antar personil yang ada di dalamnya.
Dalam melaksanakan seluruh
aktivitasnya, sebagai upaya untuk mencapai tujuan bersama organisasi itu,
senantiasa bertitik tolak pada peraturan-peraturan (hasil keputusan musyawarah)
yang telah ditanamkan dalam organisasi dan dijiwai oleh seluruh anggotanya.
Keputusan-keputusan yang diambil dalam persidangan tentunya merupakan
kebijaksanaan organisasi yang harus ditaati oleh anggotanya.
Penguasaan tata cara
persidangan merupakan pengetahuan yang semestinya dimiliki oleh setiap pemimpn
maupun anggota organisasi, karena persidangan yang akan melahirkan
keputusan-keputusan merupakan faktor dominan dan menentukan laju organisasi,
bahkan pemerintahan dan kehidupan masyarakat banyak. Selain itu, persidangan
dalam segala aspeknya merupakan hal yang harus senantiasa diperhatikan, mana
kala suatu organisasi yang tidak mau terjebak oleh keputusan-keputusan yang
kaku atau mungkin merugikan orang banyak.
Pengertian Persidangan
Sidang adalah pertemuan
formal suatu organisasi guna mambahas masalah tertentu dalam upaya untuk
menghasilkan keputusan sebagai sebuah kebijakan organisasi.
Macam-Macam Sidang
Ditinjau dari segi pesertanya
(instansi pengambilan keputusan), sidang dibagi menjadi sebagai berikut
: Sidang Pleno, Sidang Komisi dan Sidang Sub Komisi
Sidang ditinjau dari
jabatannya menjadi : Kongres/Muktamar/Munas/Mubes, Musyawarah Daerah
(Musda), Konferensi, Rapat tahun anggota (Rapat Anggota
Komisariat) dan Rapat Kerja.
Syarat-Syarat/Unsur-Unsur
Persidangan
Dalam suatu persidangan,
harus ada syarat atau unsur-unsur yang harus dipenuhi, yaitu:
(a). Tempat/Ruang siding, (b). Waktu Sidang,
(c). Acara Sidang, (d). Peserta siding, (e). Perlengkapan
siding, (f). Tata tertib siding, (g). Pimpinan dan sekretaris siding,
dan (h). Keputusan/kesimpulan siding
Tempat Sidang
Sebagai pertemuan formal,
sidang memerlukan tempat yang memadai, agar sidang berjalan dengan lancar dan
tertib, serta tujuan yang dikehendaki dapat tercapai. Karena itu, persyaratan
di bawah ini perlu mendapat perhatian, seperti : (a). Tempat cukup
luas, (b). Ruangan harus bersih dan sehat, dan (c). Keamanan harus
terjamin serta tersedia sarana pengunjung lainnya
Waktu Sidang
Sebelum sidang dilaksanakan,
faktor waktu sudah menjadi pertimbangan. Karena itu, disiplin waktu bagi semua
pihak (majelis sidang) merupakan salah satu faktor yang turut menentukan
kelancaran tercapainya tujuan dalam sidang.
Oleh sebab itu, waktu sidang
hendaknya ditentukan sebaik mungkin, sehingga tidak memberatkan dan menjenuhkan
para peserta sidang, seperti lamanya sidang, waktu istirahat, waktu shalat,
waktu makan, dan lain sebagainya.
Perlengkapan/Peralatan Sidang
Dalam melaksanakan
persidangan, maka peralatan yang dibutuhkan hendaknya dipenuhi,
misalnya: (a). Palu siding, (b). Kursi dan meja siding,
(c). Podium, (d). Pengeras suara dan lainnya (hal-hal yang
diperlukan-peny)
Tata Tertib Sidang
Agar acara persidangan
berjalan dengan lancar, maka diperlukan tata tertib yang mendukung terciptanya
kelancaran sidang. Dengan demikian perlu disusun tata tertib yang
menyangkut: (a). Hak dan kewajiban peserta siding,
(b). Peraturan mengenai keputusan siding, (c). Peraturan hak suara
dalam persidangan, dan (d). Peraturan pemilihan pemimpin sidang dan
sebagainya
Pimpinan Sidang
Sukses atau tidaknya sidang,
sangat ditentukan pada pimpinan sidang. Oleh karena itu, ada beberapa hal yang
harus diperhatikan oleh pimpinan sidang, antara lain
: (a). Mengarahkan sidang dalam menyelesaikan masalah, (b). Menjelaskan
masalah yang akan dibahas, (c). Memberikan kesempatan kepada para peserta
untuk menyampaikan pendapat atau gagasan serta menyalurkan aspirasinya,
(d). Peka terhadap masalah yang berkemban, (e). Tidak mudah
terpancing (emosional) dan tidak memaksakan kehendaknya, dan
(f). Menyimpulkan dan menjelaskan hasil-hasil keputusan yang diambil serta
mengusahakan untuk mendapat kesempatan dalam pengambilan keputusan.
Sikap Pimpinan Sidang
Adapun sikap pimpinan sidang
haruslah :
1. Simpatik
dan menarik
2. Disiplin
3. Sopan
dan hormat dalam kata-kata dan perbuatan
4. Bersikap
adil dan bijaksana terhadap peserta
5. Menghargai
pendapat orang lain (peserta)
Sebab-Sebab Menjadi Pimpinan
Sidang
1. Karena
jabatan atau kedudukan
2. Ditinjau
oleh atasan
3. Ditinjau/dipilih
oleh peserta sidang
Sekretaris dan Anggota Sidang
Untuk membantu kelancaran
jalannya persidangan dan menjaga kemungkinan-kemungkinan yang terjadi dalam
sidang, maka diperlukan anggota atau sekretaris sidang untuk mencatan jalannya
acara dan masalah-masalah yang berkembang dipersidangan, sehingga memudahkan
untuk menganalisa dan kemungkinan peninjauan kembali, baik sebelum maupun
sesudah diambil keputusan.
Keputusan Sidang
Keputusan/kesimpulan sidang
merupakan hasil dari seluruh proses dan pelaksanaan persidangan setelah
diformulasikan dari semua pendapat peserta sidang yang kemudian disepakati
bersama. Dan keputusan inilah yang kemudian dijadikan bahan atau landasan bagi
anggota organisasi dalam pengembangannya.
Pengambilan Keputusan
Agar keputusan tidak
bertentangan dengan kehendak dan tujuan organisasi, maka keputusan harus
diambil dengan jalan musyawarah dan mufakat. Karena itu langkah-langkah untuk
mengambil keputusan bisa dilakukan dengan sistem demokrasi (suara terbanyak),
prinsip dimana para peserta dan pimpinan sidang terdapat kesepakatan. Untuk
megacu kearah prinsip-prinsip itu di atas, dalam sidang dilakukan proses :
1. Kualifikasi
: saling menyatakan pendapat pendapat diantara peserta.
2. Interpretasi
: penafsiran pendapat agar diperoleh kejelasan.
3. Motivikasi
: penggunaan alasan yang logis
4. Integrasi
: pernyataan semua pendapat, sebagai kesimpulan yang dapat diterima oleh
peserta sidang, serta dijadikan sebagai alasan yang logis.
Move-Move Persidangan
Dalam persidangan bisa
muncul move-move yang dapat meramaikan persidangan, bahkan
digunakan sebagai alat untuk memenangkan sidang, seperti :
1. Schorsing (penundaan)
untuk sementara atau dalam waktu tertentu.
2. Lobying (obrolan-obrolan)
antara peserta dan pimpinan sidang dalam waktu tertentu, untuk mencari
kesesuaian faham yang tidak dapat diambil dalam persidangan. Kedua poin ini,
juga dilakukan apabila dalam persidangan menglami jalan buntu, atau peserta
sidang mengalami kelelahan maka dilakukan schorsing.
3. Interuption (memotong
pembicaraan)
Dalam persidangan, sering
terjadi usaha pemotongan pembicaraan dari seorang peserta terhadap peserta
lainnya atau pimpinan sidang sekalipun. Dalam upaya inilah digunakan istilah
“intrupsi” yang pada hakekatnya meminta keempat untuk berbicara. Dalam HMI ada
4 (empat) istilah interupsi yang sering berkembang dalam setiap persidangan.
Yaitu :
1. Interruption
Point of Order (meminta kesempatan untuk berbicara). Istilah
ini digunakan oleh peserta sidang manakala yang diinterupsi, baik itu peserta
lain atau pimpinan sidang, dipandang melakukan pembicaraan yang menyimpang dari
masalah yang dibicarakan.
2. Interruption
Point of Information (meminta atau memeberikan penjelasan). Pemotongan
seperti ini dapat dilakukan peserta terhadap peserta lain atau pimpinan sidang,
untuk diberikan dan atau memberikan informasi sebagai pelengkap dari apa yang
telah disampaikan.
3. Interruption
Point of Clarification (meminta diperjelas). Hal ini dilakukan
untuk memperjelas masalah, agar tidak terjadi perdebatan pendapat yang menajam
dalam persidangan.
4. Interruption
Point of Personal Prevelage (permintaan untuk pembersihan
nama).
Dalam persidangan, palu
sidang mempunyai peranan penting untuk kelancaran sidang. Mulai dari
penempatan, pemegangan sampai pada pengguna/ketukannya pula mempunyai etika
sendiri itu salah menggunakan atau mengetukan palu sidang bisa mengakibatkan
ketegangan-ketegangan diantara audiens yang ada. Adapun penggunaan atau
ketukan-ketukan palu sidang adalah sebagai berikut :
Satu Kali (1X) Ketukan
Satu kali ketukan palu
digunakan untuk :
1. Menerima
dan menyerahkan palu sidang kepada pimpinan sidang terpilih.
2. Mengesahkan
keputusan sidang poin demi poin.
3. Memberikan
perhatian ke peserta sidang untuk tidak gaduh.
4. Men-schorsing atau
mencabut kembali schorsing sidang yang hanya satu kali 15
menit.
5. Mencabut
kembali/membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
Dua Kali (2X) Ketukan
Schorsing sidang yang lamanya 2´15 atau 2´30 menit, dan
ketukan lebih dari 2 kali (3 kali ketukan) digunakan untuk :
1. Men-schorsing siding.
2. Membuka/menutup
sidang atau acara siding.
3. Mengambil
keputusan mengesahkan hasil sidang akhir secara keseluruhan
Contoh-contoh dalam
menggunakan ketukan palu
1. Membuka acara sidang
“Dengan mengucapkan Bismillahirrahmanirrahim,
sidang/acara.....(apa kegiatannya-peny) secara resmi saya buka/dibuka,
tok,..tok,..tok,.. (ketukan palu tiga kali-peny)”.
2. Menutup sidang acara
resmi
“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirrabil
‘alamin, hasil sidang/rapat dinyatakan sah atau sidang/rapat resmi saya
tutup/ditutup. Tok,..tok,..tok,..(ketukan palu tiga kali-peny)”.
3. Pengesahan keputusan
“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirrabbil
‘alamin, hasil sidang/rapat dinyatakan sah. (dengan catatan bahwa hasil
keputusan itu dibacakan terdahulu baru di nyatakan sah dan diketuk-peny),
tok,..tok,..tok...(ketukan palu tiga kali-peny)”.
4. Men-schorsing/mencabut
waktu schorsing
“Dengan mengucapkan Bismillahirrahmanirrahim...sidang
di schors selama 1x15 menit, tok,..(satu kali ketukan palu-peny).
2x15 menit, 2x24 jam, tok,..tok,..(dua kali ketukan palu-peny). Dan
sidang cabut/buka kembali, tok...(satu ketukan palu-peny)”.
5. Menerima dan
menyerahkan palu sidang
“Dengan mengucapkan Bismillahirrahmanirrahim...palu
sidang/pimpinan sidang saya terima/ambil alih, tok,..(ketuk satu kali) dan
langsung mengucapkan salam.”
Dengan mengucapkan Alhamdulillahirrabbil
‘alamin..pimpinan sidang/palu sidang saya serahkan/saya alihkan kesebelah
kanan/sebelah kiri, kanan dalam/luar atau kiri dalam/luar. Diserahkan kepada
presidium yang lain. Tok,..(diketuk palu satu kali-peny), kemudian mengucapkan
salam”.
6. Mengesahkan
keputusan sidang poin per poin diketuk satu kali, dan lain-lain.
Ket.gbr: Net/Ilustrasi
Sumber gbr: https://news.okezone.com/
Sumber : https://yakusaaa.blogspot.com
0 Komentar